Så skapar du en effektiv styrelse för ditt växande företag
För ett företag i tillväxtfasen är en välfungerande styrelse inte bara en administrativ formalitet, utan en kritisk resurs som kan vara avgörande för framgången. Många entreprenörer ser initialt styrelsen som ett nödvändigt ont, men min erfarenhet visar att en strategiskt sammansatt och aktiv styrelse kan transformeras till företagets kanske viktigaste tillgång. Det handlar om att gå från att uppfylla lagkrav till att aktivt använda styrelsen som ett verktyg för att navigera utmaningar, fatta välgrundade beslut och accelerera företagets utveckling.
Styrelsens fundament och dess roll, ansvar och juridiska ramar
En styrelses primära uppgift är att ansvara för bolagets förvaltning och organisation, vilket innefattar ett övergripande strategiskt ansvar snarare än att fastna i den dagliga operativa verksamheten. Enligt min bedömning är det avgörande att tidigt etablera en tydlig skiljelinje mellan styrelsens strategiska arbete och företagsledningens operativa ansvar. Styrelsen ska fokusera på långsiktigt värdeskapande, formulera och prioritera strategiska frågor, hålla koll på trender och säkerställa att företaget rör sig i rätt riktning. Detta inkluderar även en kontrollerande funktion, men idealet är en styrelse som kombinerar detta med rådgivande, nätverkande och stödjande funktioner, vilket studier från bland annat Hanken Svenska handelshögskolan understryker. Enligt verksamt.se ska styrelsen systematiskt följa upp beslut och våga fatta beslut utan onödigt dröjsmål. Systematisk uppföljning kan exempelvis innebära att tydligt definiera ansvar och deadlines i mötesprotokoll och att återkomma till dessa punkter vid nästkommande möte för att säkerställa framdrift.
För aktiebolag i Sverige finns det grundläggande legala krav att förhålla sig till. Ett aktiebolag måste ha minst en styrelseledamot och, om styrelsen har färre än tre ledamöter, minst en suppleant. Det är viktigt att känna till att vissa personer inte får vara styrelseledamöter, exempelvis om de är i konkurs, har en förvaltare enligt föräldrabalken, eller har näringsförbud. Dessa grundläggande regler säkerställer en miniminivå av formalia och ansvar, men för ett växande företag är det sällan tillräckligt att bara uppfylla dessa minimikrav. Information om styrelseledamöters ansvar och roller finns bland annat hos Starta Eget Info.
En särskild aspekt av svensk lagstiftning som blir aktuell när företaget växer är rätten till styrelserepresentation för de anställda. Enligt Lag (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda har de anställda rätt till insyn och inflytande genom representation i styrelsen när företaget under det senast förflutna räkenskapsåret i genomsnitt har sysselsatt minst 25 arbetstagare i Sverige. Då har de anställda rätt till två ledamöter och två suppleanter. Om företaget har minst 1 000 anställda och bedriver verksamhet inom skilda branscher, utökas rätten till tre ledamöter och tre suppleanter. Det är dock viktigt att notera att antalet arbetstagarledamöter aldrig får överstiga antalet övriga styrelseledamöter. Dessa representanter utses vanligtvis av de lokala fackliga organisationerna och har i princip samma rättigheter och skyldigheter som övriga ledamöter, med vissa undantag gällande exempelvis kollektivavtalsfrågor.
Att bygga laget för sammansättning med maximal effekt
När de formella kraven är uppfyllda börjar det verkliga arbetet med att bygga en styrelse som kan skapa värde. För ett växande företag är det avgörande att se bortom minimikraven och istället fokusera på att attrahera personer med relevanta kunskaper, erfarenheter och affärskontakter. En noggrann nulägesanalys och en tydlig framtidsplan är grundläggande för att identifiera vilka kompetenser som faktiskt behövs. En nulägesanalys kan innebära att ställa frågor som: ‘Vilka kompetenser saknar vi internt för att nå våra tillväxtmål på den tyska marknaden?’ eller ‘Behöver vi stärka vår digitala expertis för att möta framtida kundkrav?’. Det kan handla om expertis inom marknadsföring, innovation, digitalisering, internationalisering eller branschspecifik kunskap. Vilken spetskompetens som behövs beror helt på företagets unika situation och ambitioner.
Att ta in externa styrelseledamöter är ofta ett av de mest kraftfulla stegen ett växande företag kan ta för att professionalisera sitt styrelsearbete. Externa ledamöter tillför inte bara ny kompetens och erfarenhet, utan också ett objektivt utifrånperspektiv som kan vara ovärderligt. De är inte lika djupt involverade i den dagliga verksamheten och kan därför lättare se helheten, utmana invanda mönster och bidra till ett mer strategiskt fokus. Enligt Styrelseakademien visar undersökningar att bolag med extern kompetens i styrelsen ofta har en bättre utveckling och lönsamhet. De bidrar till ordning och reda och säkerställer att styrelsens ansvarsområden följs.
Ett välutrustat styrelserum, likt detta med sitt polerade bord och moderna teknik, symboliserar en professionell och fokuserad miljö för strategiska diskussioner.
Företagets verkställande direktör (VD) är ofta, men inte alltid, en självklar del av styrelsen. Det är också vanligt att de största ägarna är representerade. Utöver detta bör man aktivt söka en mångfald av perspektiv. Även om data från exempelvis PwC:s undersökningar av noterade bolag visar en snedfördelning gällande kön och en relativt hög medelålder, är det för ett växande företag en möjlighet att tänka bredare kring mångfald. Olika åldrar, bakgrunder och erfarenheter kan berika diskussionerna och leda till bättre beslut. En stark och kompetent styrelseordförande är också en nyckelfaktor, som enligt forskning från Harvard Corporate Governance Forum, fungerar som en viktig länk till företagsledningen och har stor inverkan på agendan och konsensusbyggandet.
Styrelsearbetets praktik från passivitet till aktivt värdeskapande
En styrelse kan anta olika former och aktivitetsnivåer. Studier, som den från Hanken Svenska handelshögskolan, har identifierat allt från passiva styrelser som ser styrelsearbetet som ett nödvändigt ont, till aktiva styrelser som är formella, strukturerade och ses som en värdefull resurs. Det finns även ledningsgruppsstyrda styrelser där gränsen mellan styrelse och ledning är flytande. Min bestämda uppfattning är att ett växande företag aktivt bör sträva efter en aktiv och engagerad styrelse, då det finns ett positivt samband mellan styrelsens aktivitet och företagets utveckling.
Ett aktivt styrelsearbete kräver regelbundna och välplanerade möten. Även om lagen endast kräver ett möte per år, är detta sällan tillräckligt för ett företag i tillväxt. Ordföranden har ansvaret att sammankalla till möten, men det är viktigt att alla ledamöter får möjlighet att bidra till agendan. Mötesmaterial bör distribueras i god tid för att möjliggöra förberedelse och fokuserade diskussioner. Enligt Edison Partners är det en god praxis att be styrelsen om agendaförslag ett par veckor före mötet och att material distribueras 3-5 dagar i förväg. Systematisk uppföljning av fattade beslut är också en kritisk komponent för att säkerställa att strategier omsätts i handling. Styrelsen bör också uppmuntra till proaktivitet gällande företagets operativa förmåga, vilket inkluderar att se över logistikkedjan. För företag som hanterar fysiska varor kan det vara avgörande att ha tillgång till effektiva fraktlösningar, och kunskap om hur man för exempelvis UPS kan boka frakt genom moderna digitala plattformar kan vara en viktig del i att säkerställa smidiga leveranser och kundnöjdhet. Att förstå och implementera sådana lösningar är ett utmärkt exempel på hur styrelsen kan bidra till operativ excellens.
Ett modernt affärsmöte, som detta i en dynamisk industrilokal, visar hur samarbete och diskussion kan frodas även utanför traditionella styrelserum.
I takt med att företaget och komplexiteten i dess verksamhet ökar, kan det bli aktuellt att inrätta styrelseutskott. Som MIT Sloan Review påpekar sker en stor del av det verkliga styrelsearbetet ofta i dessa mindre grupper. Utskotten möjliggör djupare analyser och diskussioner inom specifika områden, såsom revision, ersättning eller strategi, och kan sedan presentera välgrundade rekommendationer för hela styrelsen. Detta är ett effektivt sätt att säkerställa att varje ledamots kompetens utnyttjas fullt ut.
Ett kraftfullt verktyg för att säkerställa samsyn mellan ägare, styrelse och VD är ägardirektivet. Detta dokument, som ofta är ett kortfattat arbetsdokument, tydliggör ägarnas vilja och vision för företagets utveckling på medellång sikt (cirka tre till fem år). Det hjälper till att säkerställa att alla parter har samma målbild, värderingar och förväntningar, vilket är en grundförutsättning för ett effektivt samarbete.
Utöver strukturer och processer är styrelsens kultur avgörande. En miljö präglad av ömsesidig respekt, tillit och öppenhet är fundamental. Alla ledamöter bör känna sig bekväma med att delta aktivt, ställa kritiska frågor och utmana både ledningen och varandra på ett konstruktivt sätt. Edison Partners lyfter fram de “Fyra C:na” – Kultur, Kommunikation, Koppling (Connectedness) och Kontinuerlig förbättring – som grundpelare för god bolagsstyrning. En stark kultur innebär bland annat att styrelsemöten är trygga zoner för idéer och att VD:n känner sig fri att lyfta fram problem.
Styrelsens utveckling och framåtblick för att navigera i en föränderlig värld
Företagsvärlden är i ständig förändring, och styrelsen måste kunna anpassa sig för att förbli relevant och effektiv. Komplexa frågor som teknikutveckling, cybersäkerhet, artificiell intelligens, ESG-krav (miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning) och geopolitiska skiften ställer höga krav på styrelsens kompetens och förmåga att hantera osäkerhet. Som McKinsey & Company betonar, måste styrelsen ha en djupgående förståelse för företagets strategi och prioritera långsiktigt värdeskapande. Det kan innebära ett behov av kontinuerlig fortbildning för ledamöterna eller att vid behov ta in extern expertis för specifika frågeställningar. För den som vill fördjupa sig i hur man kan effektivisera företaget med AI, finns det värdefulla insikter att hämta som även kan vara relevanta för styrelsearbetet.
För att säkerställa att styrelsen kontinuerligt utvecklas och presterar på topp är regelbundna utvärderingar av dess arbete en viktig process. Självvärderingar av styrelsen som helhet och dess eventuella utskott bör syfta till att generera konkret och handlingsbar feedback. Detta hjälper till att identifiera eventuella brister i kompetens, processer eller dynamik och ligger till grund för förbättringsåtgärder. Att se styrelseförnyelse som en naturlig del av god bolagsstyrning, snarare än något som enbart sker vid pensionering eller utgångna mandatperioder, är också en viktig aspekt som lyfts fram av bland andra CPA Canada.
Slutligen är frågan om styrelsearvode viktig att hantera professionellt. Beslut om ersättning till styrelseledamöterna fattas formellt på bolagsstämman. Min rekommendation är att ersättningsnivåerna förankras i förväg, innan val av ledamöter sker. Arvodets storlek varierar givetvis beroende på företagets storlek, komplexitet och den tid och expertis som krävs av ledamöterna. Även om data från PwC:s rapport om noterade bolag visar på högre nivåer, är principen densamma för växande företag: för att attrahera och behålla kompetenta externa ledamöter behöver ersättningen vara skälig och reflektera det värde de tillför.
När styrelsen blir företagets verkliga kompass
Att bygga en effektiv styrelse är en resa, inte en destination. Det börjar med att förstå de legala kraven och styrelsens grundläggande roll, men för ett växande företag stannar det inte där. Genom att medvetet arbeta med sammansättning, rekrytera extern kompetens, etablera professionella arbetsformer och främja en kultur av öppenhet och strategiskt tänkande, kan styrelsen utvecklas från en passiv formalitet till en dynamisk och värdeskapande kraft. Min erfarenhet visar tydligt att de företag som investerar tid och resurser i att bygga och utveckla sin styrelse får mångfalt tillbaka i form av bättre beslut, starkare strategier och ökad konkurrenskraft.
I en alltmer komplex och snabbrörlig affärsvärld kan en välfungerande styrelse vara den kompass som hjälper företaget att navigera rätt. Det handlar om att ha rätt människor med rätt kompetens runt bordet, som vågar ställa de svåra frågorna, som bidrar med nya perspektiv och som helhjärtat engagerar sig i företagets långsiktiga framgång. En sådan styrelse är inte bara en tillgång – den är en fundamental förutsättning för att ett växande företag ska kunna realisera sin fulla potential och bygga ett hållbart och lönsamt företag för framtiden.